整理数字凭证：从收到文件到核验与付款关联

接收、核验、关联分步完成

Hassolux 收件箱包含待处理、已核验、个人上传、重复项和归档等视图。先约定谁收集、谁审核。现场图纸和照片属于项目资料区，不应与收件发票混在一起。

PDF 上传与邮箱导入

网页端可选择多份 PDF，每份最大 25 MiB。检查文件名并上传，等待从待处理变成已上传，再查看后续解析和安全检查。选择文件还不表示上传成功；中断后先查列表，避免重复。

有权限者可在邮件连接设置中连接 Microsoft、Google 或 SMTP。Microsoft、Google 还需选择用于个人账号还是公司，并在提供商处完成授权。SMTP 发信连接若要导入凭证，还必须配置 IMAP。

回到收件箱启动同步，按邮箱查看进度；可调整同步起止日期。刷新只是重新加载列表，不会启动新的邮箱导入。即使同步完成，新文件仍可能正在处理或安全检查。

手机扫描

支持的 iOS、Android 设备在添加进项发票时可使用相机扫描。允许相机访问，平放单据、保证光线，核查所有页面及方向，尤其是长收据的小数字、小数点和底部。查看保存和上传结果：手机本地有照片，不等于公司账号已经收到。文字识别辅助录入，但必须对照原件。

按原件核验

1. 比较预览或打开原件，确认分类和单据类型。
2. 核对供应商、发票号和日期。
3. 检查到期日、币种及金额。
4. 按原件检查税率拆分；由税额行计算合计时，应在税额拆分处更正。
5. 关联正确供应商联系人。
6. 记录审核备注，必要时标记稍后检查，处理重复提示后保存核验。

同一材料发票可能先通过邮件到达，之后又被手动上传。按供应商和发票号找原件比较，不能仅凭相同文件名判定重复。

单独关联银行交易

打开实际银行交易，搜索并选择发票或凭证，核对金额、币种和业务后保存关联。已核验不等于已付款，更不等于完成正式会计结账。

缺少同步按钮时检查收件箱与邮箱权限；无预览时检查处理和安全状态；无法保存时检查重复审核、权限或已有银行关联；找不到凭证时检查搜索、已核验、上传和归档视图。账务准备指南说明后续月度交接，项目文件帮助说明另一类资料的整理。