Belege digital organisieren: vom Eingang zur geprüften Unterlage

Eingang, Prüfung und Zuordnung nacheinander erledigen

Eine Lieferantenrechnung kann als E-Mail-Anhang, heruntergeladene PDF oder Papierbeleg eintreffen. Entscheidend ist, dass sie anschließend an einer bekannten Stelle landet und jemand die Angaben prüft. In Hassolux ist dafür der Posteingang vorgesehen. Dort finden Sie unter anderem Eingang, Geprüfte Belege, Meine Uploads, Dubletten und Archiv.

Vereinbaren Sie im Team, wer Belege erfasst und wer die Prüfung übernimmt. Die folgenden Schritte beschreiben die Weboberfläche; das Scannen mit der Kamera ist ein eigener Ablauf in der mobilen App. Falls Ihr Unternehmen noch nicht eingerichtet ist, beginnen Sie mit Hassolux einrichten.

1. Vorhandene PDFs hochladen

Öffnen Sie Posteingang und wählen Sie Belege hochladen. Unter PDF-Dateien (je maximal 25 MiB) können Sie eine oder mehrere Dateien auswählen. Prüfen Sie die Dateinamen und klicken Sie auf Hochladen. Die Anzeige unterscheidet zwischen Ausstehend und Hochgeladen.

Nach dem Upload werden Dateien geprüft und Belegdaten erkannt. Öffnen Sie Meine Uploads und warten Sie einen gegebenenfalls angezeigten Verarbeitungsstand ab. Die Dateiauswahl allein bestätigt noch keinen erfolgreichen Upload. Bei einer unterbrochenen Übertragung prüfen Sie zunächst die Liste, bevor Sie dieselbe Rechnung erneut hinzufügen.

2. Belege aus E-Mails übernehmen

Für den E-Mail-Import öffnen berechtigte Personen Einstellungen → E-Mail-Verbindungen. Dort stehen Microsoft verbinden, Google verbinden und SMTP verbinden zur Verfügung. Bei Microsoft und Google wählen Sie außerdem, ob die Verbindung für Meinen Zugang oder Das Unternehmen gelten soll, und schließen die Anmeldung beim Anbieter ab.

Bei einer SMTP-Verbindung ist für den Belegimport zusätzlich ein IMAP-Server erforderlich. Eine eingerichtete Versandverbindung allein genügt dafür nicht.

Wechseln Sie anschließend in den Posteingang und wählen Sie Synchronisieren. Verfolgen Sie den angezeigten Importstatus pro Postfach. Unter Zeitraum ändern können Sie Synchronisieren von und Synchronisieren bis eingrenzen. Das ist insbesondere hilfreich, wenn die Oberfläche auf weitere möglicherweise vorhandene Belege hinweist.

Aktualisieren lädt die Belegliste neu; es startet keinen neuen Postfachimport. Auch nach erfolgreicher Synchronisierung können neue Dateien noch in Verarbeitung oder Sicherheitsprüfung sein.

3. Papierbelege mit der mobilen App erfassen

Auf unterstützten iOS- und Android-Geräten bietet die mobile App unter Eingangsrechnung hinzufügen die Aktion Mit Kamera scannen. Prüfen Sie die Kameraerlaubnis, legen Sie den Beleg möglichst flach hin und sorgen Sie für gleichmäßiges Licht. Kontrollieren Sie anschließend, ob Seiten vollständig, lesbar und richtig ausgerichtet sind.

Bei einem langen Kassenbon verdienen kleine Ziffern, Kommas und der untere Rand besondere Aufmerksamkeit. Lesen Sie den angezeigten Speicher- beziehungsweise Uploadstatus: Eine lokal gespeicherte Aufnahme ist noch kein bestätigter Eingang im Firmenkonto. Im hier beschriebenen Web-Posteingang verwenden Sie den PDF-Upload. Automatische Texterkennung unterstützt die Erfassung, ersetzt aber nicht den Abgleich mit dem Original.

4. Den Beleg anhand des Originals prüfen

Öffnen Sie den Eintrag in der Belegliste. Vergleichen Sie die Belegvorschau mit dem Formular. Falls nötig, nutzen Sie Original öffnen oder PDF herunterladen.

Gehen Sie die Angaben in einer festen Reihenfolge durch:

1. Passen Einordnung und Belegart zum vorliegenden Dokument?
2. Stimmen Lieferant, Rechnungsnummer und Belegdatum?
3. Sind Fälligkeit, Währung und Beträge richtig übernommen?
4. Entspricht die Steueraufteilung den Angaben auf dem Original?
5. Ist unter Mit Lieferantenkontakt verknüpfen der richtige Kontakt ausgewählt?

Notieren Sie offene Rückfragen in Prüfnotizen. Ist die Prüfung noch nicht möglich, steht die Einordnung Später prüfen bereit. Kontrollieren Sie gegebenenfalls Dubletten prüfen und speichern Sie Ihre abgeschlossene Bearbeitung mit Prüfung speichern. Die Gesamtbeträge können aus den Steuerzeilen berechnet werden; in diesem Fall bearbeiten Sie die Aufteilung an dieser Stelle.

5. Eine Rechnung wiederfinden und zur Zahlung zuordnen

Beispiel: Eine Materialrechnung kommt zuerst per E-Mail und wird später noch einmal hochgeladen. Suchen Sie über Belege suchen nach Lieferant oder Rechnungsnummer und vergleichen Sie beide Originale. Gleiche Dateinamen allein beweisen keine Dublette. Klären Sie den Hinweis, bevor Sie die Bearbeitung abschließen.

Für die Zahlungszuordnung öffnen Sie den passenden Bankumsatz. Über Rechnung oder Beleg suchen beziehungsweise Beleg auswählen finden Sie die Unterlage. Vergleichen Sie Betrag, Währung und Vorgang, bevor Sie Zuordnung speichern wählen. Ein geprüfter Beleg ist damit noch nicht automatisch bezahlt oder Teil eines fertigen Abschlusses.

Häufige Hindernisse gezielt lösen

• Synchronisieren fehlt: Rechte für Posteingang und Postfachverbindungen prüfen lassen.
• Vorschau nicht verfügbar: Verarbeitungs- und Sicherheitsstatus kontrollieren und den Serverstand neu laden.
• Prüfung speichern ist gesperrt: Auf erforderliche Dublettenprüfung, fehlende Rechte oder eine bestehende Bankzuordnung achten.
• Beleg nicht gefunden: Suchtext sowie die Reiter Geprüfte Belege, Meine Uploads und Archiv prüfen.

Projektpläne und Baustellenfotos gehören in die Projektablage. Die Funktionsübersicht zeigt die weiteren Arbeitsbereiche. Für Ihren eigenen Einstieg können Sie sich bei Hassolux registrieren.