Organizar justificantes digitales: entrada, revisión y pagos

Un punto de entrada y un responsable

Correo, PDFs descargados y papel necesitan un lugar conocido. La bandeja distingue entrada, justificantes revisados, cargas propias, duplicados y archivo. Acordad quién captura y quién revisa. El escaneo móvil es distinto del recorrido web.

Cargar PDFs

Inicia la carga de justificantes y selecciona uno o varios PDFs de hasta 25 MiB cada uno. Comprueba nombres, transfiere y distingue pendiente de cargado. Seguridad y reconocimiento siguen después: consulta tus cargas y espera los estados de procesamiento. Tras una interrupción mira la lista antes de repetir.

Correo y escaneo móvil

Con permisos y si está disponible, configura correo Microsoft, Google o SMTP. En Microsoft y Google elige acceso personal o empresarial y completa autorización. SMTP solo permite envío; la importación necesita además IMAP. Inicia sincronización desde la bandeja y comprueba estado por buzón y fechas desde/hasta. Actualizar solo recarga la lista. Tras sincronizar puede quedar procesamiento pendiente.

En iOS y Android compatibles, añade factura recibida con cámara, autoriza acceso y fotografía con papel plano y luz uniforme. Revisa páginas, orientación, letras pequeñas, comas y bordes. Comprueba guardado y carga: imagen local no significa recepción empresarial. En la web usa PDF. El reconocimiento no sustituye al original.

Revisar contra el original

Abre el justificante y compara vista y formulario; utiliza abrir original o descargar PDF cuando haga falta. Comprueba:

1. Clasificación y tipo documental.
2. Proveedor, número y fecha.
3. Vencimiento, moneda e importes.
4. Desglose fiscal respecto al original.
5. Contacto de proveedor vinculado.

Si los totales se calculan de líneas fiscales, edita ese desglose. Anota dudas, aplaza la revisión cuando no puedas terminar, atiende duplicados y guarda la revisión.

Una factura recibida por correo y cargada después puede aparecer dos veces. Busca proveedor o número y compara originales; el nombre no prueba duplicidad. No cierres el caso sin aclararlo.

Asociar el pago

Abre el movimiento bancario, busca factura o justificante, contrasta importe, moneda y operación y guarda. Revisado no significa pagado ni contabilidad terminada.

Si falta sincronizar, revisa permisos y disponibilidad; si falta vista, procesamiento y seguridad. Si no puedes guardar, comprueba duplicados, derechos y vínculo bancario existente. Para encontrar un documento revisa búsqueda, revisados, cargas y archivo. Planos y fotos van en proyectos. Configuración inicial.