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从收到凭证时就准备交接
月末缺的常常不只是文件，还有它属于什么订单、是否已付款、谁还需答复。和会计或税务顾问约定资料类型、期限、责任人及替补。这是正式记账的准备，不自动代替税务分类或月结。
1. 设立统一入口
明确常用收件地址、现场纸质单据上传办法和定期审核人。收到时检查是否完整、供应商是否已知、能否关联订单或实际工作。把数量待核等问题立即写出，不把无说明的未决文件直接转交。
2. 保留电子原始内容
XRechnung 保留原 XML，混合 ZUGFeRD 保留含嵌入数据的完整原文件及必要附件。打印或重新生成普通 PDF 会丢失结构化内容，不能替代原件。德国 GoBD 官方文本说明电子资料、可核查性与流程文档要求。
德国增值税法下，发票通常自开具年度结束起保存八年；其他法规与特殊情形可能延长要求，不能据此统一删除所有经营文件。UStG 第 14b 条是有关依据。
3. 发票与工作一起核验
按UStG 第 14 条第 4 款及具体业务要求，逐项核对供应商、接收方、编号、日期、工作时间、数量价格、税项和合计。检查是否邮件与上传重复。电子发票也要查看 XML 数据，不能仅凭 PDF 看起来正确。建筑服务特殊税务等不确定情形应交专业人员判断。
4. 付款独立关联
一张 1.190 € 发票先收付 500 €，原发票仍完整保留，另外记录真实部分付款。核对现金折扣、分次付款和合并转账，不通过改写原金额来处理差额。自己的销售发票用明确编号和项目关联便于核对。
5. 确认移交和接收结果
约定文件格式、接收人及背景说明，列出未决事项，确认文件确实到达且可读。Hassolux 所称 DATEV 转发，是发送到已配置邮箱，不意味着自动在 DATEV 记账。发送成功也不保证对方完成解析和入账，应与事务所确认地址及后续流程。
每月固定检查缺失凭证、未解发票、未关联付款和交接确认。数字凭证整理、发票管理及德国电子发票义务提供延伸步骤。资料背景：德国，2026 年 10 月 6 日，非个案税务建议。