Hassolux
Un point d’entrée connu
Facture reçue par courriel, téléchargement ou papier doit arriver dans un circuit avec responsable. La boîte distingue entrée, pièces vérifiées, mes transferts, doublons et archives. Désignez saisie et contrôle ; la numérisation mobile suit un autre parcours que le web.
Déposer les PDFs
Dans la boîte, sélectionnez un ou plusieurs PDFs de 25 MiB maximum chacun. Vérifiez noms et transfert, distinguez en attente et transféré. Sécurité et reconnaissance se poursuivent après ; consultez vos transferts. Après coupure, vérifiez la liste avant de recommencer.
Courriel et appareil photo
Avec droits et disponibilité, configurez Microsoft, Google ou SMTP. Pour Microsoft/Google choisissez personnel ou entreprise et terminez l’autorisation du fournisseur. SMTP seul permet envoi ; l’import exige aussi IMAP. Lancez synchronisation dans la boîte et vérifiez état par compte et dates début/fin. Actualiser recharge la liste sans importer. Le traitement des fichiers peut continuer ensuite.
Sur iOS/Android compatibles, ajouter une facture reçue permet scanner par caméra. Autorisez-la, posez le papier à plat avec lumière uniforme et vérifiez pages complètes, orientation, petits chiffres, virgules et bord inférieur. Une image locale ne prouve pas arrivée au compte entreprise : contrôlez sauvegarde et transfert. Sur le web utilisez PDF. La reconnaissance ne remplace pas l’original.
Contrôler l’original
Ouvrez la pièce et comparez formulaire et aperçu, ou original/PDF téléchargé. Vérifiez classification et type, fournisseur et numéro/date, échéance et monnaie/montants, ventilation fiscale et contact lié. Si les totaux viennent des lignes fiscales, corrigez là. Notez questions, différez au besoin, vérifiez doublons et enregistrez la revue.
Une facture reçue puis redéposée peut faire doublon : recherchez numéro ou fournisseur et comparez les originaux ; même nom de fichier n’est pas preuve.
Affecter au paiement
Ouvrez le mouvement bancaire, recherchez facture ou pièce, comparez somme, monnaie et opération puis enregistrez l’affectation. Vérifié ne signifie pas payé ni comptabilisé.
Action absente : droits et disponibilité. Aperçu absent : traitement et sécurité. Revue bloquée : doublon, droits ou liaison bancaire existante. Pièce introuvable : recherche, pièces vérifiées, mes transferts et archives. Plans et photos vont dans la documentation. Configurer.