डिजिटल वाउचर व्यवस्थित करें: प्राप्ति, जाँच और भुगतान-संबंध

प्राप्त करना और जाँचना अलग चरण हैं

Hassolux इनबॉक्स में नए, जाँचे हुए, अपने अपलोड, संभावित दोहराव और संग्रहित दस्तावेज़ मिलते हैं। तय करें कि कौन अपलोड और कौन समीक्षा करेगा। परियोजना की योजना या फोटो परियोजना-फ़ाइलों में जाते हैं, इस बिल-जाँच क्षेत्र में नहीं।

PDF और ईमेल

वेब में वाउचर अपलोड से एक या कई PDF चुनें, प्रत्येक अधिकतम 25 MiB। नाम जाँचकर अपलोड करें और लंबित से अपलोड पूर्ण होने की प्रतीक्षा करें। उसके बाद पहचान या सुरक्षा जाँच चल सकती है। फ़ाइल चुन लेना सफलता नहीं; बाधा के बाद सूची देखे बिना वही बिल फिर न चढ़ाएँ।

अधिकृत व्यक्ति ईमेल-सेटिंग में Microsoft, Google या SMTP जोड़ सकता है। Microsoft और Google के लिए व्यक्तिगत या कंपनी संबंध चुनकर प्रदाता का प्राधिकरण पूरा करें। SMTP से बिल आयात के लिए IMAP भी चाहिए; केवल भेजने की सुविधा पर्याप्त नहीं।

इनबॉक्स में समन्वयन शुरू करें, हर मेलबॉक्स की प्रगति और आरंभ-अंत तारीख देखें। ताज़ा करना केवल सूची लाता है, नया मेल आयात शुरू नहीं करता। आयात के बाद भी फ़ाइल प्रसंस्करण बाकी हो सकता है।

मोबाइल से कागज़ स्कैन

समर्थित iOS या Android ऐप में आने वाला बिल जोड़ते समय कैमरा स्कैन चुनें। कैमरा अनुमति, समान रोशनी, पूरे पन्ने और दिशा जाँचें। लंबे बिल की छोटी संख्याएँ, दशमलव और निचला किनारा खास देखें। स्थानीय फोटो कंपनी में अपलोड का प्रमाण नहीं है। पहचाने गए पाठ का मूल से मिलान जरूरी है।

मूल दस्तावेज़ से समीक्षा

वाउचर खोलकर पूर्वावलोकन या मूल PDF देखें। प्रकार और वर्गीकरण, आपूर्तिकर्ता, बिल नंबर, तारीख, देय तिथि, मुद्रा, राशि और कर-विभाजन मिलाएँ। सही आपूर्तिकर्ता संपर्क जोड़ें। कुल कर-पंक्तियों से बनता हो तो वहीं सुधारें। समीक्षा-नोट लिखें; अधूरा हो तो बाद में जाँच चिह्नित करें। दोहराव का संकेत सुलझाकर समीक्षा सहेजें।

एक बिल ईमेल और हाथ से अपलोड दोनों से आ सकता है। नाम मात्र से निर्णय न लें; आपूर्तिकर्ता, नंबर और दोनों मूल मिलाएँ।

भुगतान अलग जोड़ें

सही बैंक लेनदेन खोलकर संबंधित बिल चुनें, राशि, मुद्रा और संदर्भ देखकर संबंध सहेजें। जाँचा बिल स्वतः भुगतान किया या लेखांकन में बंद नहीं होता।

बटन गायब हो तो अधिकार देखें; पूर्वावलोकन न हो तो प्रसंस्करण और सुरक्षा स्थिति; समीक्षा बंद हो तो दोहराव, अधिकार या बैंक संबंध; फ़ाइल न मिले तो खोज, अपने अपलोड और संग्रह देखें। लेखांकन की तैयारी आगे का क्रम बताती है।