Hassolux
Caktoni një hyrje dhe përgjegjësi të qarta
Fatura në email, kuponi në automjet dhe prova e pagesës te drejtuesi nuk krijojnë vetvetiu dosje të plotë. Caktoni një person dhe zëvendësues që kontrollojnë dokumentet, shënoni pyetjet e hapura dhe dakordësoni afatin, formatet e marrësin me kontabilitetin. Ky proces përgatit dokumentet; nuk zëvendëson regjistrimet kontabël ose mbylljen mujore.
Mbani origjinalet elektronike
Ruani XRechnung si XML origjinal dhe ZUGFeRD si dokumentin e plotë hibrid me të dhënat e integruara. Printimi ose një pamje e re PDF mund të humbasë strukturën. Mbani bashkëngjitjet përkatëse dhe procedurën e dokumentuar sipas GoBD-së zyrtare gjermane.
Për faturat, afati bazë gjerman i ruajtjes sipas TVSH-së është tetë vjet, nga fundi i vitit të lëshimit, sipas § 14b UStG. Ligje dhe raste të veçanta mund të kërkojnë më shumë. Mos fshini pa dallim gjithë dokumentet e biznesit pas tetë vjetësh.
Kontrolloni faturën me shërbimin
Verifikoni furnitorin, marrësin, numrin, datën, punën dhe periudhën, sasinë e çmimin kundrejt porosisë, tatimin dhe totalet. Kërkoni dublikime mes emailit dhe ngarkimit. Përmbajtja XML duhet të përputhet, jo vetëm pamja PDF. Kërkesat e përgjithshme gjermane janë në § 14(4) UStG; rastet tatimore të veçanta të ndërtimit duhen sqaruar profesionalisht.
Pagesat mbeten veçmas
Për një faturë 1.190 € me pagesë 500 €, origjinali ruhet dhe lidhet pagesa e pjesshme; nuk ndryshohet fatura për t'iu përshtatur bankës. Kontrolloni uljet për pagesë të hershme, transfertat e përbashkëta dhe pagesat e pjesshme përpara mbylljes.
Konfirmoni dorëzimin
Dalloni dokumentet e kontrolluara nga ato me pyetje dhe verifikoni pranimin e lexueshmërinë te kontabilisti. Funksioni i quajtur përcjellje DATEV në Hassolux dërgon me email te adresa të konfiguruara; konfirmimi i dërgimit nuk provon përpunim ose regjistrim te marrësi.
Në kontrollin mujor pyesni: çfarë mungon, çfarë është e paqartë, cilat pagesa s'janë lidhur dhe a u konfirmua dorëzimi? Organizimi i dokumenteve hyrëse dhe formatet elektronike ndihmojnë. Gjendja: 6 tetor 2026; udhëzim për organizim në Gjermani, jo këshillë tatimore individuale.