Hassolux
Commencer à la réception
Une facture en boîte mail et un reçu dans le véhicule ont besoin de contexte : prestation, question et paiement. Convenez pièces, échéance et responsable avec la comptabilité ou le cabinet. Préparer ne remplace pas qualification fiscale ni clôture mensuelle.
Désignez personne et suppléant, adresse de facturation et circuit du chantier. Vérifiez document complet, fournisseur connu et lien avec commande ou prestation. Notez la question concrète plutôt que transmettre sans explication.
Conserver la substance électronique
Gardez XRechnung en XML original et ZUGFeRD complet avec XML embarqué. Imprimer ou recréer un PDF peut perdre la structure. Gardez annexes et procédure documentée. Les GoBD officielles allemandes décrivent traçabilité et procédure ; les formats éclairent les différences.
En Allemagne, les factures se conservent fiscalement en principe huit ans à compter de la fin de l’année d’émission, selon le § 14b UStG. D’autres textes et cas ajoutent des exigences : ne supprimez pas tous les documents d’entreprise après huit ans.
Contrôler facture et prestation
Le § 14.4 UStG définit les mentions générales allemandes. Vérifiez parties, numéro et date, prestation et période, quantités et prix convenus, taxes et totaux, doublon éventuel. Pour l’électronique, lisez les données structurées : le PDF correct ne suffit pas si XML diffère. Faites clarifier les cas fiscaux particuliers du bâtiment.
Rapprocher le paiement séparément
Pour une facture de 1.190 € avec 500 € reçus, gardez facture entière et affectez paiement partiel. Vérifiez escompte, versements partiels et règlements groupés. N’ajustez pas silencieusement le total pour correspondre au compte. Numéros et projets aident le rapprochement.
Transmettre et confirmer
Convenez formats et destinataire, indiquez vérifié et questions ouvertes, contrôlez réception et lisibilité. Le transfert nommé DATEV envoie par courriel à des adresses configurées : confirmation d’envoi ne prouve pas import ni écriture comptable. Vérifiez la suite avec le cabinet.
Chaque mois : pièces manquantes, factures non clarifiées, paiements non affectés et remise confirmée. Documentez responsables, rangement et sauvegarde pour le suppléant. Échéances allemandes, aide et tarifs. État du 6 octobre 2026 ; pas de conseil fiscal individuel.