Hassolux einrichten: vom Firmenprofil zum ersten Arbeitstag

Mit einem überschaubaren Projekt beginnen

Für einen guten Einstieg muss nicht sofort der gesamte Betrieb übertragen werden. Wählen Sie ein aktuelles Bauvorhaben, einen Kundenkontakt und die Personen, die daran arbeiten. Am Ende sollte das Team dieses Projekt öffnen, eine Unterlage wiederfinden und einen Arbeitsabschnitt erfassen können.

Diese Anleitung beschreibt die Weboberfläche. Halten Sie Firmenanschrift, Kontaktdaten, Baustellenadresse und die persönlichen E-Mail-Adressen der beteiligten Personen bereit. Legen Sie außerdem fest, wer Unternehmensdaten und Zugänge verwaltet. Die Anleitung für erste Schritte ergänzt den Einstieg in die Projektarbeit.

1. Unternehmensdaten kontrollieren

Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Unternehmen. Prüfen Sie Firmenname, Rechtlicher Firmenname, E-Mail und die Anschrift. Kontrollieren Sie auch Ländercode und Zeitzone, damit der Arbeitsbereich zu Ihrem Unternehmen passt. Ergänzen Sie vorhandene Unternehmens- und Bankangaben anhand Ihrer Unterlagen und speichern Sie die Änderungen.

Unter Firmenlogo können berechtigte Personen das Logo hinterlegen. Prüfen Sie später in einem Dokumententwurf, ob Firmenangaben und Darstellung zusammenpassen. Nummernkreise und Dokumenttexte sind eigene Einstellungsbereiche. Stimmen Sie Änderungen daran mit der Person ab, die bisher Angebote und Rechnungen betreut.

Fehlt ein Bereich oder lässt sich ein Feld nur ansehen, prüfen Sie die vergebenen Rechte. Ein persönlicher Zugang erhält nicht allein durch die Anmeldung Zugriff auf alle Unternehmenseinstellungen.

2. Einen Kundenkontakt und das erste Projekt anlegen

Öffnen Sie Kontakte und wählen Sie Kontakt anlegen. Tragen Sie Name / Firma, Kundentyp und die bekannten Kontaktdaten ein. Prüfen Sie die Auswahl Kunde und speichern Sie den Kontakt. Verwenden Sie die tatsächliche Kundenanschrift; die Baustellenadresse gehört zusätzlich zum Projekt und kann davon abweichen.

Danach richten Sie das Bauvorhaben ein:

1. Öffnen Sie Projekte und klicken Sie auf Projekt anlegen.
2. Tragen Sie einen eindeutigen Projektnamen ein, etwa Innenhof Musterstraße 12.
3. Ergänzen Sie Beschreibung und den tatsächlichen Status, zum Beispiel Geplant. Wählen Sie unter Kunde den angelegten Kontakt, sofern Ihr Zugang Kontakte lesen darf.
4. Hinterlegen Sie im Abschnitt Baustelle Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Ländercode.
5. Ergänzen Sie bekannte Zuständigkeiten, Termine und Konditionen und klicken Sie auf Speichern.

Suchen Sie anschließend in der Projektliste nach Musterstraße und öffnen Sie den Treffer. Vergleichen Sie Name und Ort. Die Bauprojektverwaltung bildet den Bezugspunkt für die weitere Zusammenarbeit.

3. Mitarbeiterprofil und Zugang zusammenbringen

Ein Mitarbeiterdatensatz und ein Benutzerzugang erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Unter Mitarbeiter hinterlegen Sie Stammdaten und Arbeitszeitvorgaben. Unter Team & Zugänge verwalten Sie Mitglieder, Einladungen und Berechtigungen. Für die eigene Zeiterfassung muss der Zugang dem richtigen Mitarbeiterprofil zugeordnet sein.

Öffnen Sie Team & Zugänge und Person einladen. Prüfen Sie die persönliche E-Mail-Adresse und wählen Sie die Berechtigungen passend zur Aufgabe. Baustellenmitarbeiter benötigen beispielsweise Zugriff auf ihre Projekte und eigenen Zeiten; die Person im Büro kann zusätzliche Rechte zur Bearbeitung oder Prüfung benötigen. Die Übersicht Team und Rechte hilft bei der Aufgabenverteilung.

Lesen Sie Einladung prüfen und die angezeigten Angaben zum Platzbedarf, bevor Sie Einladung verbindlich senden wählen. Kontrollieren Sie nach Annahme der Einladung die Mitarbeiterzuordnung und den Projektzugriff. Ein versendeter Link allein bestätigt noch keinen vollständig eingerichteten Zugang.

Die ausführliche Anleitung Mitarbeiter einladen und Berechtigungen prüfen behandelt auch den Zugriffstest und spätere Aufgabenwechsel.

4. Einen vollständigen Ablauf gemeinsam testen

Nehmen Sie als Beispiel einen aktuellen Baustellenplan. Öffnen Sie das richtige Projekt und legen Sie die Datei in Dokumentation ab. Öffnen Sie sie danach erneut aus der Projektansicht. Lassen Sie auch die beteiligte Person mit ihrem eigenen Zugang prüfen, ob die Unterlage sichtbar ist. Die Anleitung Projekte und Dokumente beschreibt das Wiederfinden und die Ablage.

Beim tatsächlichen Arbeitsbeginn folgt ein kurzer Test der täglichen Zeiterfassung. Prüfen Sie gemeinsam das gewählte Projekt und später den gespeicherten Abschnitt. Für eingehende Lieferantenrechnungen richten Sie anschließend den Ablauf aus Belege digital organisieren ein.

Wenn beim Start etwas fehlt

• Das Projekt erscheint nicht: Suchtext zurücksetzen, Firmenkonto prüfen und Projektzugriff kontrollieren lassen.
• Speichern ist nicht möglich: Pflichtfelder und die konkrete Fehlermeldung lesen; bei einer unterbrochenen Verbindung zuerst den gespeicherten Stand prüfen.
• Die Zeiterfassung fehlt: Mitarbeiterzuordnung, aktives Mitarbeiterprofil und Rechte für eigene Zeiten prüfen lassen.
• Eine Datei ist nicht sichtbar: Das gewählte Projekt, die Upload-Rückmeldung und die Dokumentationsrechte kontrollieren.

Für den ersten Arbeitstag genügt eine kurze Abschlusskontrolle: Firmenangaben stimmen, Projekt ist auffindbar, jeder nutzt seinen eigenen Zugang, eine Unterlage lässt sich öffnen und die Zeitzuordnung funktioniert. Über Registrierung können Sie Ihren Hassolux-Zugang anlegen.