Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: Zahlungen im Bauprojekt richtig zuordnen

Drei Stände auseinanderhalten

Bei einem längeren Bauprojekt entwickeln sich drei Größen parallel: der ausgeführte Leistungsumfang, der bisher berechnete Betrag und das tatsächlich eingegangene Geld. Sie können übereinstimmen, müssen es aber nicht. Eine ausgestellte Abschlagsrechnung ist noch kein Zahlungseingang.

Führen Sie deshalb für jeden Abrechnungsschritt dieselben Bezugspunkte mit: Projekt, Kunde, Leistungsstand, Rechnungsnummer und Zahlung. So lässt sich später erklären, warum der noch zu zahlende Betrag niedriger als die Gesamtleistung oder höher als erwartet ist. Die Grundlage dafür entsteht bereits beim Erstellen des Angebots und bei einer laufenden Projektdokumentation.

Abschläge am vereinbarten Leistungsstand ausrichten

Eine Abschlagszahlung kann im Werkvertragsrecht grundsätzlich anhand des Werts der erbrachten, vertraglich geschuldeten Leistungen verlangt werden. § 632a BGB enthält hierzu Voraussetzungen und verlangt eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Welche Vertragsregelungen zusätzlich gelten, muss für den konkreten Auftrag feststehen.

Bereiten Sie für den Abrechnungsschritt daher Aufmaß, Leistungsnachweise und den maßgeblichen Zeitraum vor. Halten Sie fest, welche Positionen vollständig, teilweise oder noch nicht ausgeführt sind. Rechnen Sie einen geplanten Materialeinsatz nicht kommentarlos als bereits erbrachte Leistung ab. Unklare Abweichungen vom Auftrag gehören vor der Rechnungsstellung in die Abstimmung.

Eine kumulierte Darstellung zeigt einen fortgeschriebenen Gesamtstand. Achten Sie besonders darauf, bereits berücksichtigte Leistungen nicht nochmals als zusätzliche Positionen aufzuschlagen. Die bloße Bezeichnung „Abschlag“ oder „Teilrechnung“ entscheidet außerdem nicht allein über die steuerliche Behandlung des Vorgangs.

Den Rechnungsablauf in Hassolux wählen

Im Web enthält der Rechnungseditor unter Rechnungsart die Auswahl Standard, Abschlagsrechnung, Kumulierte Abschlagsrechnung und Schlussrechnung. Wählen Sie die Variante, die Ihren geplanten Abrechnungsstand beschreibt, und ordnen Sie das richtige Projekt zu.

Prüfen Sie Kunde, Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum, Positionen, Preise und Steuerangaben. Speichern Sie den Entwurf und kontrollieren Sie die PDF-Vorschau. Eine Vorlage oder übernommene Positionen ersparen Eingaben, ersetzen aber nicht die Prüfung des aktuellen Leistungsstands.

Bei kumulierten Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen steht der Bereich Vorausgehende Rechnungen zur Verfügung. Dort werden passende Vorrechnungen desselben Projekts geprüft. Kontrollieren Sie die Auswahl und entfernen Sie Bezüge, die fachlich nicht dazugehören. Eine Rechnung eines anderen Projekts sollte nicht als Abzug dienen, nur weil sie denselben Kunden betrifft.

Tatsächliche Zahlungseingänge erfassen

Hassolux zeigt bei den Vorrechnungen Rechnungsbetrag, Eingegangen und Abzug getrennt an. Für die Verrechnung werden die erfassten Zahlungseingänge berücksichtigt, auch wenn nur eine Teilzahlung vorliegt. Rechnungsbeträge und Gutschriften sind für sich genommen keine Zahlungseingänge; Skontobeträge werden nicht als eingegangenes Geld mitgezählt.

Wenn eine Zahlung fehlt, öffnen Sie die Vorrechnung und prüfen beziehungsweise erfassen Sie den tatsächlichen Eingang. Kontrollieren Sie danach die Vorrechnungen erneut. Ergänzen Sie keine erfundene Zahlung, um einen gewünschten Restbetrag zu erreichen. Stimmen die Bankbewegung und die Dokumentzuordnung nicht überein, klären Sie zuerst diesen Unterschied.

Auch Rückzahlungen und Korrekturen brauchen eine nachvollziehbare Zuordnung. Der Artikel Rechnungen korrigieren oder stornieren beschreibt die dafür nötige Bestandsaufnahme.

Ein Zahlenbeispiel für den verbleibenden Zahlbetrag

Das folgende vereinfachte Beispiel verwendet ausschließlich einen einheitlichen Steuersatz von 19 Prozent. Besondere Steuerfälle, Skonto, Einbehalte und Rückzahlungen sind nicht enthalten.

Größe	Betrag
Gesamte abgerechnete Leistung netto	10.000,00 Euro
Umsatzsteuer	1.900,00 Euro
Gesamte abgerechnete Leistung brutto	11.900,00 Euro
Tatsächlich eingegangene erste Zahlung	2.380,00 Euro
Tatsächlich eingegangene zweite Zahlung	1.190,00 Euro
Verbleibender Zahlbetrag	8.330,00 Euro

Wurde für den zweiten Abschlag mehr in Rechnung gestellt, aber nur 1.190 Euro bezahlt, ist der höhere Rechnungsbetrag nicht automatisch ein zusätzlicher Zahlungseingang. Klären Sie den offenen Anteil bei der Abrechnung, damit er weder übersehen noch doppelt eingefordert wird.

Umsatzsteuerlich verlangt § 14 Absatz 5 UStG, in einer Endrechnung zuvor vereinnahmte Teilentgelte und die zugehörigen Steuerbeträge abzusetzen, wenn darüber entsprechende Rechnungen ausgestellt wurden. Prüfen Sie deshalb auch die Aufschlüsselung in der fertigen Ausgabe und nicht allein den letzten Zahlbetrag. Sonderfälle sollten mit der steuerlichen Beratung abgestimmt werden.

Die Schlussrechnung als eigenen Prüftermin behandeln

Gehen Sie vor dem Ausstellen fünf Fragen durch: Ist der Leistungsumfang vollständig? Gehören alle ausgewählten Vorrechnungen zum Projekt? Sind Zahlungen und Rückzahlungen korrekt erfasst? Stimmen Steueraufteilung und Restbetrag? Sind erforderliche Anlagen und Empfängerreferenzen vorhanden?

Für die Übermittlung müssen auch das vereinbarte Rechnungsformat und der Versandweg passen. Unser E-Rechnungsformat-Vergleich hilft bei der technischen Vorbereitung. Nutzen Sie anschließend die Checkliste für den Projektabschluss, um offene Unterlagen und Rückfragen geordnet zu übergeben.

Stand: 6. Oktober 2026. Die Beispiele erläutern die Zuordnung im Arbeitsablauf und ersetzen keine Prüfung der Vertrags- und Steuersituation Ihres Bauprojekts.