Mitarbeiter in Hassolux einladen und Zugriffe passend vergeben

Erst die Aufgabe klären, dann den Zugang einrichten

Eine neue Kollegin soll am Montag auf der Baustelle beginnen. Sie braucht den aktuellen Plan und muss ihre Arbeitszeiten erfassen können. Sie muss dafür weder alle Rechnungen bearbeiten noch andere Personen ins Unternehmen einladen. Wer diese Aufgaben vorab trennt, vermeidet einen unübersichtlichen Start und unnötige Zugriffe.

Dieser Leitfaden beschreibt die Weboberfläche von Hassolux. Voraussetzung ist ein Zugang, der die Mitgliederverwaltung lesen und bearbeiten darf. Für den grundsätzlichen Firmenstart gibt es die Anleitung Hassolux einrichten. Hier geht es gezielt um die einzelne Einladung und deren Kontrolle.

Mitarbeiterprofil und persönlicher Zugang sind zwei Dinge

Unter Mitarbeiter pflegen Sie Stammdaten und Arbeitszeitvorgaben. Unter Team & Zugänge verwalten Sie die Personen, die sich anmelden können, sowie ihre Einladungen und Berechtigungen. Ein Mitarbeiterdatensatz allein ist noch kein funktionierender Login. Umgekehrt sollte ein vorhandener Zugang dem richtigen Mitarbeiterprofil zugeordnet werden, wenn die Person eigene Zeiten erfassen soll.

Verwenden Sie eine persönliche E-Mail-Adresse, auf die die eingeladene Person selbst Zugriff hat. Ein gemeinsamer Büro-Login erschwert die Zuordnung von Arbeit und Änderungen. Prüfen Sie außerdem, ob bereits ein Zugang oder eine offene Einladung existiert. Die Mitgliederverwaltung bietet dafür Mitglieder, Einladungen und die Suche Person oder Team suchen.

Eine kleine Aufgabenliste entscheidet über die Rechte

Notieren Sie vor der Einladung, was die Person tatsächlich tun soll. Eine praktische Aufteilung ist:

• Baustelleneinsatz: zugeordnete Projekte ansehen, freigegebene Unterlagen lesen und eigene Zeiten erfassen.
• Bauleitung: benötigte Projektinformationen bearbeiten, Dokumentation ergänzen und gegebenenfalls Teamzeiten prüfen.
• Büro: Kontakte und kaufmännische Dokumente bearbeiten, soweit das zum Aufgabenbereich gehört.

Diese Beispiele sind keine automatisch vergebenen Rollen. In Hassolux wählen Sie die angebotenen Berechtigungen beziehungsweise ein verfügbares Rollenprofil. Ein Rollenprofil ersetzt die bisherige Auswahl vollständig; danach lassen sich einzelne Rechte anpassen. Kontrollieren Sie deshalb die gesamte Auswahl, wenn Sie das Profil wechseln.

Ansehen, Bearbeiten und Prüfen sind unterschiedliche Aufgaben. Bei der Zeiterfassung gibt es insbesondere Unterschiede zwischen eigenen Zeiten, Teamzeiten und der Freigabe. Auch ein Recht für Projektdateien bedeutet nicht, dass die Person automatisch Unternehmensdaten oder Rechnungen bearbeiten soll. Die Produktseite Team und Rechte erläutert den Zusammenhang.

Die Einladung bewusst versenden

1. Öffnen Sie Team & Zugänge und wählen Sie Person einladen.
2. Prüfen Sie E-Mail und Gültig für (Stunden). Stimmen Sie die Gültigkeit auf den geplanten Start ab.
3. Wählen Sie die Berechtigungen und kontrollieren Sie deren Umfang.
4. Klicken Sie auf Platzbedarf prüfen.
5. Lesen Sie Einladung prüfen. Beachten Sie angezeigte Plätze, mögliche Mehrkosten oder einen notwendigen Wechsel im Abonnement.
6. Bestätigen Sie erforderliche Angaben und wählen Sie Einladung verbindlich senden. Prüfen Sie auch die abschließende Versandbestätigung.

Legen Sie keine zweite Einladung an, nur weil die erste E-Mail noch nicht angekommen ist. Unter Einladungen lässt sich der Status kontrollieren. Für eine offene Einladung steht Erneut senden zur Verfügung. Wurde die falsche Adresse verwendet, prüfen Sie die Einladung und widerrufen Sie sie gegebenenfalls, bevor Sie die richtige Person einladen.

Einladung mit der passenden E-Mail-Adresse annehmen

Die Person öffnet ihre Einladungs-E-Mail und folgt dem vorgesehenen Anmelde- beziehungsweise Registrierungsablauf. Die Konto-Adresse muss zur Einladung passen. Ein Code für eine andere Adresse sollte nicht durch Weiterreichen eines vorhandenen Kontos umgangen werden.

Bei einem vorhandenen Zugang bietet Einstellungen → Mein Zugang → Unternehmen beitreten die Annahme einer passenden offenen Einladung oder eines Einladungscodes. Vor dem Beitritt werden die angezeigte Firma und die ausdrückliche Bestätigung geprüft. Nach erfolgreicher Annahme meldet sich die Person erneut an, damit der neue Firmenzugriff geladen wird.

Den ersten Arbeitstag mit dem echten Zugang testen

Kontrollieren Sie nach der Annahme unter Mitglieder die Mitarbeiterzuordnung. Über Mitarbeiter zuordnen wird sie bei Bedarf korrigiert; der passende Projektzugriff wird ebenfalls geprüft. Einladungsstatus und Projektzuordnung ersetzen diesen Praxistest nicht:

• Die Person sieht die richtige Firma und das vorgesehene Projekt.
• Eine benötigte Projektdatei lässt sich öffnen.
• Die eigene Zeiterfassung ist verfügbar und dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet.
• Bearbeitungs- und Prüfaktionen passen zur vereinbarten Aufgabe.

Nutzen Sie dafür einen echten Arbeitsbeginn oder einen ausdrücklich vereinbarten Test, dessen Daten anschließend kontrolliert werden. Die Anleitung Arbeitszeiten in Hassolux erfassen beschreibt den täglichen Ablauf.

Zugriffe bei Aufgabenwechseln nachziehen

Prüfen Sie Berechtigungen erneut, wenn jemand die Baustelle, den Aufgabenbereich oder das Unternehmen wechselt. Offene Einladungen lassen sich widerrufen; bestehende Mitglieder können durch berechtigte Personen bearbeitet oder entfernt werden. Vor dem Entfernen sollten Zuständigkeiten und offene Arbeiten übergeben sein. Ein regelmäßiger Blick auf Mitglieder und Einladungen hält den Zugangskreis nachvollziehbar, ohne dass jeder Mitarbeiter dieselben Rechte benötigt.