E-Rechnung im Handwerk: Welche Pflicht gilt 2026, 2027 und 2028?

Zuerst Empfang und Ausstellung auseinanderhalten

Ein Materiallieferant sendet eine XML-Datei, der Privatkunde möchte weiterhin eine lesbare Rechnung und der gewerbliche Auftraggeber fragt nach einem bestimmten Format. Für Handwerksbetriebe laufen diese Anforderungen gleichzeitig auf. Entscheidend sind deshalb zwei Fragen: Können Sie eingehende E-Rechnungen bearbeiten, und ab wann müssen Sie selbst welche ausstellen?

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; die weitere Prüfung und Aufbewahrung müssen organisiert werden. Das erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen E-Rechnungs-FAQ.

Für welche Kunden gilt die B2B-Regel?

Die umsatzsteuerliche Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, wenn der Kunde die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Eine Reparatur für einen privaten Hauseigentümer fällt deshalb nicht allein wegen des Handwerksauftrags unter die B2B-E-Rechnungspflicht. Die Rechnungspflicht für bestimmte Grundstücksleistungen bleibt davon getrennt. Grundlage ist § 14 UStG.

Für Umsätze von Kleinunternehmern besteht eine Ausnahme von der Ausstellungspflicht als E-Rechnung nach § 34a UStDV. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto können unter den Voraussetzungen von § 33 UStDV als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Diese Kleinbetragsregel gilt unter anderem nicht für Leistungen nach § 13b UStG. Prüfen Sie Ausnahmen anhand des tatsächlichen Vorgangs, nicht anhand der Betriebsgröße allein.

Die Übergangsfristen bis 2028

Für die von der Pflicht erfassten Umsätze enthält § 27 Absatz 38 UStG diese Übergänge:

• Bis Ende 2026: Für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze dürfen Rechnungen noch bis 31. Dezember 2026 auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers beispielsweise als einfaches PDF übermittelt werden.
• Im Jahr 2027: Für 2027 ausgeführte Umsätze gilt diese Möglichkeit bis Jahresende weiter, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
• Ab 2028: Diese allgemeinen Übergänge enden. Für erfasste inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung dann grundsätzlich erforderlich; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027. Ein per E-Mail versandtes PDF ist kein EDI-Verfahren.

Für Ihre Planung im Herbst 2026 heißt das: Ermitteln Sie mit der Buchhaltung, welcher Gesamtumsatz für die Grenze maßgeblich ist, und prüfen Sie rechtzeitig die voraussichtliche Einordnung für 2027. Der Umsatz eines einzelnen Bauprojekts beantwortet diese Frage nicht.

Ein PDF allein ist noch keine E-Rechnung

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Anforderung nicht. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile sind gebräuchliche Lösungen. Bei ZUGFeRD gehören die eingebetteten XML-Daten zur Rechnung; die sichtbare PDF-Seite allein reicht als Prüfung nicht aus. Die Unterschiede erklärt unser Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD.

Öffentliche Aufträge separat klären

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene Vorschriften. Die B2B-Übergangsfrist ist daher keine pauschale Erlaubnis, einer Behörde ein PDF zu schicken. Für den Bund sind insbesondere Format, Übermittlungsweg und Empfängerangaben zu beachten. Die Informationen für Rechnungssteller der Bundesverwaltung beschreiben den Ablauf. Bei Ländern und Kommunen erfragen Sie die Vorgaben der konkreten Stelle.

Eine Checkliste für Ihr Büro

1. Kunden einordnen: Kennzeichnen Sie Privatkunden, gewerbliche Auftraggeber und öffentliche Stellen in Ihrer Arbeitsübersicht.
2. Empfang festlegen: Benennen Sie eine Rechnungsadresse und eine Vertretung, die auch während Urlaub und Baustellenterminen prüft.
3. Original sichern: Bewahren Sie eingegangene XML-Dateien beziehungsweise das vollständige hybride Dokument auf. Ein Ausdruck ersetzt die strukturierten Daten nicht.
4. Inhalt prüfen: Vergleichen Sie Lieferant, Leistung, Menge, Rechnungsnummer und Beträge mit Bestellung und Leistungsnachweis.
5. Ausgabe erproben: Prüfen Sie vor der Umstellung das endgültige Dateiformat und die Verarbeitung beim Empfänger anhand eines abgestimmten Beispiels.
6. Zuständigkeit dokumentieren: Halten Sie fest, wer Rückfragen klärt, freigibt und die Übergabe an die Buchhaltung kontrolliert.

Den Rechnungsprozess im Projekt verankern

In Hassolux können Sie Angebote und Rechnungen mit Kunde und Projekt organisieren. Kontrollieren Sie Entwurf und Vorschau und prüfen Sie anschließend die tatsächlich ausgestellte Datei. Eine Vorschau oder ein Demodokument ist kein Nachweis für das endgültige E-Rechnungsformat.

Unser Artikel Rechnungen in Bauprojekten organisieren zeigt die Arbeitsschritte. Für den anschließenden Monatsablauf hilft Buchhaltung im Handwerk vorbereiten. Weitere Anleitungen stehen in der Hilfe, Tarife auf der Preisseite.

Stand: 6. Oktober 2026. Die Übersicht ersetzt keine Prüfung besonderer steuerlicher Sachverhalte Ihres Betriebs.