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Identifica qué está mal
Una dirección incorrecta y un trabajo cobrado dos veces no requieren necesariamente el mismo procedimiento. Anota número, cliente, obra, fecha y dato cuestionado. Comprueba si es un borrador o una factura emitida y enviada, y si existen pagos, correcciones o una factura final vinculada.
Corrige los borradores antes de emitir
Abre el borrador en el editor, modifica los campos, guarda y revisa la vista previa PDF. La palabra «borrador» en un nombre de archivo no prueba el estado real. Si el cliente recibió una versión, averigua cuál y conserva la comunicación; evita copias contradictorias sin referencias claras.
Distingue datos formales e importes
En Alemania el § 31.5 UStDV permite rectificar datos faltantes o incorrectos mediante un documento inequívocamente referido al original. No prescribe anular toda factura por cualquier error. Antes de actuar, confirma el dato correcto, cantidades y precios acordados, documentación y pagos relacionados, y tratamiento fiscal. Consulta dudas con contabilidad o asesoría.
En la factura emitida, los usuarios autorizados disponen, según estado, de acciones para crear corrección o abono. Son puntos de partida: la operación real determina cuál corresponde. Comprueba referencia original, signos, cantidades, impuestos e importe final; el precio copiado podría ser precisamente el erróneo.
En el derecho fiscal alemán, «Gutschrift» puede designar una autofacturación acordada por el destinatario, conforme al § 14.2 UStG. No equivale automáticamente a cualquier reducción de factura. La etiqueta de la aplicación no sustituye esa clasificación.
Una corrección no mueve dinero
Si el cliente ya pagó y se reduce la prestación, emitir una corrección no devuelve el dinero. Tampoco una anulación acredita cobro. Contrasta factura, ajuste y pagos por separado; documenta si habrá devolución o compensación con otro asunto. Utiliza el registro de pagos únicamente para movimientos reales, revisando fecha, cantidad y forma de pago. No inventes un ingreso para cerrar visualmente el estado.
Revisa el formato de la rectificación
Cuando sea obligatoria una factura electrónica, su corrección debe cumplir en principio el formato estructurado correspondiente; las disposiciones transitorias siguen sus propias condiciones. Una vista PDF modificada no corrige necesariamente los datos XML. Consulta las FAQ del Ministerio de Hacienda alemán y la comparación de formatos.
Antes de enviar, comprueba que el destinatario identifica el original. Conserva factura, corrección y respuesta juntas, informa a contabilidad y define quién se ocupa para evitar correcciones paralelas. Permisos y preparación contable. Referencia: 6 de octubre de 2026, normativa alemana; el caso concreto requiere su análisis.