Vom GAEB-Leistungsverzeichnis zur Materialanfrage an Lieferanten

Materialpreise mit einem klaren Umfang anfragen

Für die Kalkulation eines Bauvorhabens brauchen Sie häufig Preise verschiedener Lieferanten. Das Leistungsverzeichnis liefert dafür Beschreibungen und Mengen. Bevor daraus eine Anfrage wird, muss jedoch feststehen, welches Material die jeweilige Firma tatsächlich anbieten soll.

Hassolux verbindet den GAEB-Arbeitsstand mit Materialanfragen und einem Lieferantenportal. Ein Beispiel: Für eine Außenanlage fragen Sie Pflaster und Einfassungen beim Baustofflieferanten an, Pflanzen dagegen bei einer Baumschule. Jeder Empfänger erhält die für ihn ausgewählten Positionen. So bleiben Rückfragen und Preise auf einen nachvollziehbaren Umfang bezogen.

1. X83 oder D83 importieren und prüfen

Öffnen Sie Dokumente → GAEB und verwenden Sie D83 / X83 importieren. Wählen Sie die ursprüngliche Datei und prüfen Sie nach dem Import Gliederung, Ordnungszahlen, Mengen, Einheiten und Beschreibungen. Die GAEB-Anleitung beschreibt die einzelnen Schritte; die GAEB-Produktseite erläutert die unterstützten Formate.

Lesen Sie insbesondere Langtexte und Vorbemerkungen. Eine ausgeschriebene Leistung kann Lieferung, Einbau und weitere Arbeiten umfassen. Ihr Lieferant benötigt einen eindeutig beschriebenen Materialumfang. Eine PDF-Datei oder eine umbenannte Dateiendung ersetzt den GAEB-Import nicht. Bei einer Importmeldung prüfen Sie den genannten Grund und die Quelldatei.

Welche Datei für die Ausschreibung und welche für den Angebotsrücklauf gedacht ist, erklärt der Überblick zu D83, X83, D84 und X84.

2. Die Materialanfrage als Entwurf vorbereiten

Wechseln Sie im GAEB-Arbeitsstand zu Materialanfragen und wählen Sie Materialanfrage erstellen. Falls noch Änderungen offen sind, speichern und prüfen Sie zunächst den Arbeitsstand. Ergänzen Sie einen verständlichen Titel, Baustellenadresse, Ansprechpartner, Kontakt-E-Mail und Abgabefrist. Achten Sie bei Datum und Uhrzeit auf die angezeigte Zeitzone.

Suchen Sie die benötigten Materialien oder grenzen Sie die Liste über die Kategorie ein. Wählen Sie die Positionen bewusst aus und kontrollieren Sie Menge, Einheit und Beschreibung. Wenn keine anfragbaren Materialien erscheinen, prüfen Sie die Mengen, Einheiten und interne Kalkulation im GAEB-Editor sowie angezeigte Hinweise zum Umfang.

Den Entwurf können Sie überarbeiten. Prüfen Sie mit Lieferantenansicht prüfen, welche Angaben sichtbar werden. Mit der Veröffentlichung wird der angefragte Materialumfang festgeschrieben. Die Veröffentlichung und der Versand einer Nachricht sind getrennte Schritte.

3. Pro Lieferant die richtigen Positionen versenden

Öffnen Sie bei der veröffentlichten Anfrage Lieferanten anfragen. Wählen Sie einen Lieferanten mit vollständigen Kontaktdaten. Über Kategorien und Suche stellen Sie seine Auswahl zusammen. Kontrollieren Sie die vollständige Auswahl auch dann, wenn ein Filter gerade nur einen Teil der Positionen zeigt.

Nach der Bestätigung der Positionsprüfung verwenden Sie Persönlichen Link und E-Mail vorbereiten. Der persönliche Portal-Link und die ausfüllbare PDF enthalten die ausgewählten Positionen dieser Firma. Geben Sie den Link nur an den vorgesehenen Lieferanten weiter.

Prüfen Sie Absender, Empfänger, Nachricht und Anhänge vor E-Mail jetzt senden. Alternativ können Sie eine ausfüllbare PDF oder einen E-Mail-Entwurf herunterladen. Den heruntergeladenen Entwurf öffnen und versenden Sie anschließend im Mailprogramm; der Download allein verschickt keine Anfrage.

4. Rückmeldungen auf denselben Umfang beziehen

Im Portal prüft der Lieferant die Positionen, trägt Preise ein oder kennzeichnet Material, das er nicht anbietet. Dazu kommen Firmen- und Kontaktdaten sowie Konditionen wie Lieferzeit, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen und zusätzliche Kosten. Eine ausgefüllte Zusammenfassung ist noch keine Abgabe: Der Lieferant muss das Angebot prüfen und ausdrücklich bestätigen.

Der Angebotsvergleich zeigt abgegebene Lieferantenangebote. Vergleichen Sie neben Material-Einheitspreisen auch angebotenen Umfang, Fabrikat, Nachlass, Fracht und weitere Kosten. Fehlende oder nicht angebotene Positionen sind keine kostenlosen Lieferungen. Ein ausdrücklich eingetragener Nullpreis ist etwas anderes als ein leeres Feld.

Eine per E-Mail zurückgesendete PDF prüfen Sie gesondert; daraus entsteht nicht automatisch ein Portalangebot. Geeignete Preise aus abgegebenen Portalangeboten können Sie nach Auswahl und Prüfung in die interne GAEB-Materialkalkulation übernehmen. Kontrollieren Sie dabei, ob der Verkaufs-Einheitspreis erhalten oder neu berechnet werden soll. Fracht und Nachlässe werden nicht pauschal auf die Positionen verteilt. Die Preisübernahme löst keine Bestellung aus.

Ein Zahlenbeispiel und eine Prüfliste für unvollständige Angebote finden Sie im Ratgeber Lieferantenangebote vergleichen.

Checkliste vor dem Versand

• Sind Bauvorhaben, Lieferadresse, Ansprechpartner und Frist eindeutig?
• Sind nur die tatsächlich benötigten Materialpositionen ausgewählt?
• Passen Beschreibung, Menge und Einheit zusammen?
• Ist die Auswahl für jeden Lieferanten vollständig geprüft?
• Sind Empfänger, Nachricht, PDF und weitere Anhänge richtig?
• Ist nach dem Versand der tatsächliche Abschluss bestätigt?

Abgelaufene Fristen und neue Preisrunden bearbeiten

Ist die Frist einer veröffentlichten Anfrage abgelaufen, nutzen Sie Frist verlängern. Die Änderung gilt für alle Lieferanten; bestehende, weiterhin gültige persönliche Links können wieder verwendet werden. Informieren Sie die Lieferanten selbst über die neue Frist, denn die Änderung versendet keine E-Mail.

Für aktualisierte Preise verwenden Sie Preise erneut anfragen. Dadurch entsteht eine separate Preisrunde als privater Entwurf. Bisherige Angebote und übernommene Preise bleiben erhalten. Prüfen und veröffentlichen Sie die neue Runde und wählen Sie deren Empfänger und Positionen erneut.

Bei unklarem Versandstatus prüfen Sie zuerst das verbundene Postfach. Umgehen Sie eine Versandsperre nicht durch einen neuen Versand. Ist die Erstellung einer Preisrunde unklar, verwenden Sie Erstellung prüfen, bevor Sie eine weitere Runde anlegen.

Das spätere Kundenangebot und die Rechnung haben eigene Abläufe; der Artikel Angebote und Rechnungen in Bauprojekten erklärt die Organisation. Sie können den beschriebenen Arbeitsablauf mit einem Hassolux-Testzugang kennenlernen.