D83, X83, D84 und X84: GAEB-Dateiformate verständlich erklärt

Warum es mehrere Dateien für dasselbe Bauvorhaben gibt

Sie erhalten ein Leistungsverzeichnis als D83, füllen Preise aus und sollen eine D84 zurückgeben. Bei einer anderen Ausschreibung stehen X83 und X84 in der Anleitung. Die Zahl beschreibt den Zweck der Austauschphase, der Buchstabe kennzeichnet die Formatfamilie. Die Dateiendungen sind deshalb mehr als unterschiedliche Namen für denselben Inhalt.

Die Angebotsaufforderung gehört zur Phase 83, die Angebotsabgabe zur Phase 84. D83 bezeichnet GAEB 1990, X83 die XML-Formatfamilie. Die entsprechenden 84-Dateien dienen der Rückgabe des Angebots. Das erläutert der GAEB in seinen offiziellen FAQ zu Dateiendungen und Austauschphasen.

Die vier häufigen Endungen im Überblick

Datei	Formatfamilie	Typischer Zweck
D83	GAEB 90	Angebotsaufforderung als Ausgangspunkt für die Kalkulation
X83	GAEB DA XML	Angebotsaufforderung in XML-Struktur
D84	GAEB 90	Angebotsabgabe passend zur vereinbarten Formatfamilie
X84	GAEB DA XML	Angebotsabgabe in XML-Struktur

Beide XML-Austauschphasen sind beispielsweise Bestandteil des offiziellen Pakets Leistungsverzeichnis für GAEB DA XML 3.3. Welche konkrete Version und welches Rückgabeformat der Empfänger benötigt, entnehmen Sie den Ausschreibungsunterlagen oder klären es mit der ausschreibenden Stelle.

Weshalb die Rückgabe nicht wie das vollständige LV aussehen muss

In Hassolux enthält der GAEB-Angebotsrücklauf Angebotspreise mit den zugehörigen Ordnungszahlen, kurz OZ. Vorgesehene Bietertextfelder werden ebenfalls berücksichtigt. Bei unterstützten D83-Hinweistexten kann die Prüfung erklären, dass diese Texte im Original und in der PDF-Darstellung erhalten bleiben, im Preisrücklauf aber nicht erneut erscheinen.

Eine leere Beschreibungsspalte in einem beliebigen Viewer beweist deshalb allein noch keinen fehlenden Angebotspreis. Prüfen Sie zunächst, welche Datei angezeigt wird und ob das Programm den Rücklauf zusammen mit dem ursprünglichen LV verarbeitet. Vergleichen Sie anschließend OZ, Einzelpreise und Summen. Wenn Werte oder geforderte Bieterangaben fehlen, ist das dagegen ein konkreter Prüfpunkt.

Bewahren Sie die ursprüngliche Ausschreibungsdatei auf. Sie bleibt die Grundlage für Texte, Mengen und Zuordnung. Für eine lesbare Gesamtdarstellung ist das ausgefüllte PDF eine Ergänzung; es ersetzt eine verlangte GAEB-Rückgabe nicht.

Formatwechsel bewusst behandeln

D83 und X83 unterscheiden sich technisch: GAEB 90 ist zeilenorientiert, XML strukturiert Informationen mit Elementen. Eine Konvertierung kann nur Inhalte übernehmen, die im Zielformat abbildbar sind. Darauf weist der GAEB in seinen FAQ zur Konvertierung hin.

Ändern Sie deshalb keine Dateiendung von Hand. Aus einer D83 wird durch Umbenennen weder eine XML-Datei noch ein geprüftes Angebot. In Hassolux wählen Sie das Zielformat im Export und lesen die zugehörigen Meldungen. Wenn aus D83 eine X84 erzeugt wird, muss der Empfänger dieses Format und die OZ-Zuordnung verarbeiten können.

Dass ein neueres Format mehr Struktur bietet, bedeutet nicht automatisch, dass jede ältere Quelldatei ohne Einschränkung konvertiert werden kann. Maßgeblich bleibt die Prüfung des konkreten Arbeitsstands.

Hinweise und Fehler haben unterschiedliche Folgen

Hassolux prüft die gewünschte Ausgabe. Für D84 und X84 bleiben Hinweise sichtbar, benötigen aber keine zusätzliche Bestätigung. Ein Hinweis kann beispielsweise erklären, welche Ausschreibungstexte in der Originaldatei verbleiben. Lesen Sie ihn trotzdem: Er beschreibt den Umfang Ihrer Ausgabe.

Ein blockierender Fehler ist etwas anderes. Fehlende erforderliche Angaben, ungültige Werte oder nicht sicher abbildbare Inhalte müssen vor dem betreffenden Export geklärt werden. Eine Warnungsbestätigung hebt solche Fehler nicht auf. Prüfen Sie die genannte Position oder das genannte Feld, korrigieren Sie den Arbeitsstand und speichern Sie erneut.

PDF-Ausgaben haben eigene Prüfregeln. Dass ein PDF erstellt werden kann, sagt daher noch nicht, dass dieselben Daten bereits als D84 oder X84 exportierbar sind.

Bietertexte und eigene Beschreibungen kontrollieren

Im GAEB-Export gibt es Optionen für Bieterkommentare nur im PDF ausgeben und Eigene Beschreibungen nur im PDF ausgeben; Original im GAEB erhalten. Bei dieser Auswahl bleiben die betreffenden eigenen Texte gespeichert und im ausgefüllten PDF erhalten, sind aber nicht Bestandteil der GAEB-Datei. Vorgesehene Bietertextfelder werden weiterhin ausgegeben.

Prüfen Sie deshalb beide Dateien vor dem Versand. Geben Sie das ausgefüllte PDF bei Bedarf gesondert mit ab und beachten Sie den verlangten Übermittlungsweg. Der Download reicht noch kein Angebot bei einer Vergabeplattform ein.

Fünf Kontrollen vor der Abgabe

1. Stimmt das Rückgabeformat mit den Vorgaben des Empfängers überein?
2. Sind alle erforderlichen Preise und Bieterangaben vollständig?
3. Passen Ordnungszahlen und Summen zum gespeicherten Arbeitsstand?
4. Sind die Hinweise zum Formatwechsel und zu gesonderten Texten geprüft?
5. Liegen die verlangten Begleitunterlagen bereit?

Die GAEB-Anleitung führt durch Import und Bearbeitung in Hassolux. Wenn Materialpreise noch fehlen, hilft der Leitfaden zum Vergleichen von Lieferantenangeboten. Die GAEB-Produktseite ordnet den Arbeitsablauf ein.