HassoluxHassolux in Düsseldorf · Nordrhein-Westfalen
Hassolux ist für Unternehmen in Düsseldorf online für Projekte, Zeiterfassung und Rechnungsabläufe nutzbar. Bei mehreren Aufträgen desselben Kunden lohnt sich eine saubere Trennung schon vor dem ersten Einsatz. Für Rechnungen an die Landeshauptstadt ist außerdem die Zuordnung zur richtigen Organisationseinheit relevant. Die Stadt erklärt ihre OE-Nummer und unterscheidet in ihren Informationen die Empfangswege für XRechnung und ZUGFeRD. Damit werden Format und Rechnungsempfänger zu zwei eigenen Prüfpunkten.
Fiktives Anwendungsbeispiel
Fiktives Beispiel: Ein Düsseldorfer Malerbetrieb erhält zwei Aufträge für verschiedene Gebäude. Beide Bestellungen kommen aus dem kommunalen Umfeld, tragen aber unterschiedliche Referenzen. Das Team arbeitet in derselben Woche an beiden Orten. Werden Zeiten, Material und Nachweise nur unter einem allgemeinen Kundennamen gesammelt, muss das Büro die Zuordnung später mühsam nachholen. Zwei klar benannte Projektvorgänge vermeiden diese Vermischung.
In Hassolux umsetzen
Erfassen Sie den tatsächlichen Kundenkontakt und richten Sie je Auftrag einen verständlichen Projektnamen mit Einsatzort ein. Legen Sie die jeweilige Bestellung in der Projektdokumentation ab. Notieren Sie Zuständigkeiten und prüfen Sie, ob die OE-Nummer bereits mitgeteilt wurde. Fehlende Angaben werden bei der beauftragenden Stelle geklärt, bevor ein Rechnungsentwurf daraus entsteht.
Lassen Sie Mitarbeitende vor der Zeiterfassung den passenden Projektbezug prüfen. Sortieren Sie Fotos und Leistungsunterlagen nach Auftrag und Arbeitsabschnitt. Das Büro kontrolliert eingegangene Belege im Posteingang und gleicht sie mit Bestellung und Leistung ab. So bleibt erkennbar, welche Materiallieferung und welcher Nachweis zu welchem Vorgang gehören, auch wenn dieselbe Person beide Baustellen betreut.
Vergleichen Sie im Rechnungsentwurf Leistungsumfang, Empfänger und Referenz mit der jeweiligen Bestellung. Öffnen Sie anschließend die aktuellen Düsseldorfer Empfangshinweise. Wählen Sie die zum tatsächlichen Dateiformat passende Übermittlung und bewahren Sie die Rückmeldung auf. Eine PDF-Dateiendung allein beweist keine strukturierte E-Rechnung; bei ZUGFeRD müssen die eingebetteten Daten und die sichtbaren Rechnungsangaben zusammenpassen.
Offizielle Informationsquellen
Die folgenden Stellen informieren zu ihren eigenen Verfahren. Prüfen Sie die Vorgaben für Ihren konkreten Auftrag direkt beim jeweiligen Auftraggeber.
Die offizielle Servicebeschreibung führt zu Informationen über Empfangsadressen, OE-Nummer, Leitweg-ID und Voraussetzungen für den Rechnungseingang.
Die Stadt unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD mit jeweils eigener E-Mail-Adresse. Sie erläutert außerdem, dass die OE-Nummer bei Beauftragung durch den Fachbereich mitgeteilt wird.
Quellen geprüft am .
Laut städtischer FAQ teilt der zuständige Fachbereich sie bei der Beauftragung mit. Prüfen Sie die Bestellung und fragen Sie dort nach, falls die Angabe fehlt. Übernehmen Sie nicht ungeprüft die Nummer eines früheren Projekts.
Die Düsseldorfer FAQ nennt getrennte E-Mail-Adressen für diese Formate. Prüfen Sie die aktuelle Quelle und das tatsächlich erzeugte Rechnungsformat. Der Speicherort Ihrer Projektdokumente bestimmt nicht den richtigen Versandweg.
Nutzen Sie getrennte, eindeutig benannte Projekte und ordnen Sie Zeiten und Dateien bereits bei der Erfassung zu. Kontrollieren Sie vor dem Rechnungsversand jede Anlage anhand der Bestellung. Teilen Sie ausschließlich die für diesen Auftrag benötigten Unterlagen.
Der nächste Schritt
Konto erstellen und Hassolux 14 Tage testen. Oder eine persönliche Einführung anfragen.