कर्मचारी आमंत्रित करें और काम के अनुसार पहुँच दें

पहले काम तय करें

स्थल के कर्मचारी को योजना और अपना समय चाहिए; जरूरी नहीं कि वह हर बिल संपादित कर सके। सदस्यों को पढ़ने और प्रबंधित करने के अधिकार वाला व्यक्ति ही निमंत्रण तैयार करे। कंपनी की सामान्य शुरुआत के लिए सेटअप निर्देश देखें।

कर्मचारी रिकॉर्ड अपने आप लॉगिन नहीं बनाता। व्यक्तिगत खाता सही कर्मचारी से जुड़ना चाहिए। ऐसा व्यक्तिगत ईमेल लें जिसका उपयोग वही व्यक्ति करता है। पहले सदस्य और खुले निमंत्रण खोजें, साझा कार्यालय लॉगिन या दूसरा निमंत्रण अनावश्यक रूप से न बनाएँ।

न्यूनतम आवश्यक अधिकार चुनें

स्थल, निर्माण-प्रभारी और कार्यालय के काम अलग हैं। देखना, बदलना और जाँचना भी अलग अनुमति हैं; अपने समय, पूरी टीम के समय और स्वीकृति में खास फर्क है। भूमिका-प्रोफ़ाइल चुनने पर पुराना पूरा अधिकार-चयन बदल जाता है, इसलिए बाद में सभी विकल्प दोबारा देखें।

1. टीम और पहुँच में नया व्यक्ति आमंत्रित करें।
2. ईमेल और वैधता के घंटे जाँचें।
3. काम के अनुसार अधिकार चुनें।
4. सीट की आवश्यकता जाँचें।
5. उपलब्ध सीट, संभावित लागत या सदस्यता परिवर्तन पढ़ें।
6. आवश्यक पुष्टि के बाद निमंत्रण भेजें और अंतिम संदेश देखें।

ईमेल देर से आए तो पहले स्थिति देखें। खुला निमंत्रण फिर भेजा जा सकता है। गलत पता हो तो जरूरत के अनुसार वापस लेकर सही व्यक्ति को भेजें।

स्वीकार और सत्यापन

आमंत्रित व्यक्ति संबंधित ईमेल से पंजीकरण या लॉगिन करे। किसी अन्य खाते को साझा करके मेल-पता जाँच न टालें। मौजूदा उपयोगकर्ता अपने खाते की सेटिंग में कंपनी में शामिल होने का विकल्प, उपयुक्त खुला निमंत्रण या कोड उपयोग कर सकता है। कंपनी की पहचान और स्पष्ट पुष्टि के बाद फिर लॉगिन करे ताकि नई पहुँच लोड हो।

सदस्य में कर्मचारी-संबंध और परियोजना अनुमति जाँचें। उसी के वास्तविक खाते से कंपनी, परियोजना, फ़ाइल खोलना, अपना समय और उपलब्ध संपादन या समीक्षा क्रियाएँ परखें। केवल निमंत्रण स्वीकार हो जाना पूरा सेटअप नहीं है।

भूमिका, स्थल या कंपनी बदलने पर पहुँच दोबारा तय करें। सदस्य हटाने से पहले काम और जिम्मेदारी सौंपें। टीम विवरण तथा कार्य-समय प्रक्रिया आगे मदद करते हैं।